Laporan Absensi Karyawan Online, Penting Atau Tidak Penting?

Absensi karyawan online kadang dianggap kurang penting bagi sebagian perusahaan. Ada beberapa alasan yang melatarbelakanginya, termasuk karena dinilai tidak akan mempengaruhi keberlangsungan bisnis yang dikelola. 

Padahal dengan adanya laporan absensi karyawan, terlebih secara online, merupakan gambaran akurat terkait bagaimana mengatur waktu karyawan, pembagian shift, sistem penggajian, dan hal-hal lain di masa yang akan datang. Secara spesifik, laporan absensi karyawan sangat membantu perusahaan tetap meng-engaged karyawan sekaligus mendongkrak produktivitas.

Dengan laporan absensi karyawan maka perusahaan dapat mengetahui karyawan yang bekerja dan tidak bekerja, kapan mereka mengambil cuti, kapan mereka lembur, dan sebagainya. Jadi dalam hal ini absensi memiliki dampak besar terhadap biaya perusahaan. 

Penjelasan dan Manfaat Laporan Absensi Karyawan

Laporan absensi termasuk absensi karyawan online merupakan hasil rekapan jumlah kehadiran karyawan setiap satu bulan. Berdasarkan hasil laporan tersebut maka pihak perusahaan dapat melakukan evaluasi kinerja karyawan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Laporan absensi ini juga meliputi informasi keterlambatan dan cuti karyawan.

Ada atau tidaknya laporan absensi karyawan akan berdampak besar bagi keberlangsungan perusahaan, termasuk potensi kerugian akibat pengeluaran perusahaan yang tidak terkontrol. Absensi karyawan memang berkaitan erat dengan penggajian dan uang lembur. Tanpa absensi yang terperinci bisa jadi perusahaan akan merugi.

Staffing, scheduling, re-training, lost productivity, diminished moral dan turnover adalah hal-hal yang berdampak besar bagi perusahaan namun dampak biaya tidak dirasakan secara langsung. Jadi dengan adanya laporan absensi karyawan, perusahaan lebih mudah memahami kebutuhan tenaga kerja dan memiliki jejak audit untuk mematuhi Undang-Undang Ketenagakerjaan yang berlaku.

Jenis Laporan Absensi Karyawan

Meskipun ada banyak jenis absensi yang bisa digunakan oleh perusahaan, pada prinsipnya hanya ada dua jenis laporan absensi yaitu laporan absensi manual dan laporan absensi online.

Untuk laporan data absensi konvensional umumnya perusahaan memilih menggunakan template di software Microsoft Excel. Disana tercatat secara lengkap mulai dari jadwal absensi karyawan, total jam regular, lembur, keterlambatan, cuti, izin dimana semuanya akan bermuara pada perhitungan penggajian.

Untuk mencatatkan check-in dan check-out biasanya dilakukan setiap hari oleh manajer perusahaan. Ada juga kebijakan yang meminta karyawan sendiri yang mengisi atau mencatatkan kehadiran mereka setiap hari ketika datang atau pulang kantor. 

Meskipun absensi manual dinilai paling murah karena sangat memangkas anggaran perusahaan, namun cara ini rentan dengan human error. Terlebih untuk menghitung atau proses rekapitulasi di akhir bulan sangat menyita waktu. Yang paling fatal banyak kecurangan atau fraud yang kemudian muncul seperti kebiasaan titip absen, pemalsuan catatan kehadiran, manipulasi jam lembur, dan sebagainya. 

Laporan Absensi Online

Berbanding terbalik dengan absensi manual, laporan absensi karyawan online dapat dilakukan secara cepat dengan hasil lebih akurat. Cara ini sangat memungkinkan bagi perusahaan memiliki sekaligus menyimpan data absensi karyawan secara real-time dan dapat diakses dari mana saja dan kapan saja. Tidak hanya laporan absensi bulanan namun sistem absensi harian juga tidak memakan waktu dan rumit seperti absensi konvensional.

Fraud seperti titip absen, manipulasi jam kerja dan segala tindak kecurangan lainnya tidak akan terjadi. Ini karena sistem dalam aplikasi terhubung dengan jaringan internet sehingga waktu dan tanggal otomatis sudah tersedia. Lokasi absensi karyawan juga mudah diketahui karena sistem aplikasi sudah dibekali fitur GPS. 

Untuk mendapatkan laporan absensi karyawan yang cepat, akurat, dan kredibel Anda bisa memilih aplikasi absensi karyawan online Talenta. Selain cara absensi yang mudah dan pengelolaan shift yang transparan, aplikasi ini juga memudahkan karyawan mengajukan cuti atau lembur. Silakan cari tahu info selengkapnya dengan mengunjungi website Talenta.co.